Son yılların en önemli iş dünyası çözümleri arasında yer alan sanal toplantılara olan talep gitgide artıyor. Pek tabii bu durum, yanında yeni yöntemlerin ve kuralların da doğmasına yol açıyor. Harvard Business Revies’de çıkan bir makale, verimli bir sanal toplantı için izlenmesi gereken yollardan bazıları ise şu şekilde sıralanıyor.
Toplantıdan önce
Sadece sesli değil görüntülü toplantı gerçekleştirin. Videoyu hemen açın. Diğer katılımcılara gerçek bir mekanda oldukları hissini yaşatın. Aktif olarak katılım göstermeseniz de, toplantı öncesi varlığınızı gösterin. Etkinlik öncesinde zamanda tasarruf edilebilmesi için ön hazırlık yapın, gerekli her türlü dosyayı okumuş olarak katılım gösterin. Ancak herkesin bunu yapmış olduğuna emin olun ve etik bir krize sebebiyet vermeyin.
Ekibin fikirlerine karşı hazırlıklı gelin. Süreyi harcamamak adına alternatif cevaplar ve çözümler için hazır olun.
Toplantı esnasında
Katılımcıların birbiri ile bağ kurmasını sağlayın, gerçek bir mekandaymış gibi hareket edin, çok daha gerçekçi ve dolayısıyla daha verimli bir görüşmeyi hayata geçirin. Tartışılacak konularda herkesin katılımcı davranmasına olanak verin. Birlikte çözüm yaratılmasını sağlayın. Her bir katılımcı için zaman ayırın, her birinin söyleyeceklerini can kulağı ile dinleyip notlarınızı alın. Sessiz tuşuna basmayın, sürekli olarak bağlantıda kalarak atmosferi bozmayın.
Aynı anda birden fazla işle meşgul olan kişileri engelleyin ve sadece toplantı ile ilgili olmalarını sağlayın. Video ile görüşün, fikirlerini sorun ve görüşme esnasında herkese farklı görevler verin.
Toplantıdan sonra
Tüm konular sonuca bağlanırken daha rahat bir atmosfer yaratın. Herkesin güvende ve sakin hissetmesini sağlayın. Kibar ve anlayışlı bir üslup ile görüşmeyi tamamlayın.
