Doküman yönetimi sistemi, SAP’nin sertifikalı entegratörü olan Anadolu Bilişim tarafından, Çelik Motor’un mevcuttaki SAP kurumsal kaynak planlama sistemine entegre olarak geliştirildi. SAP BPM Business Process Management ile iş süreçlerinin modellenmesi, kurallarının belirlenmesi ve yönetimini hedeflendi. Projenin canlıya geçmesi ile Çelik Motor bünyesindeki teklif, finans kontrol, sipariş, sözleşme tescil, teslimat ve fatura süreçleri kağıttan dijital ortama taşındı.
Projenin analiz ve tasarım aşaması altı hafta gibi kısa bir sürede tamamlandı. Dört haftalık geliştirme periyodunun ardından iki hafta süren testlerle proje Çelik Motor için canlı kullanıma alındı. Proje boyunca kapsam belirleme ve konfigürasyonlar titizlikle belirlendi ve her bir altyapı üzerinde Anadolu Bilişim Data Center ve Çelik Motor bilgi teknolojileri ekipleri birlikte çalıştı. Çelik Motor tarafından belirlenen kritik ve acil iş uygulamalarına öncelik verilerek, detaylı plan üzerinden hizmetler proje süresince başarılı şekilde devreye alındı.
Projenin teknolojik altyapısıyla süreçlerin hızlı ve eksiksiz yürümesi hedeflendi. Bu dönüşümün Çelik Motor içindeki ana ve öncelikli hedefi süreç performanslarının izlenerek süreçlerin iyileştirilmesi ve kayıt altına alınması oldu.
Doküman Yönetim Sistemi sayesinde Çelik Motor’un iş süreçleri kağıt ortamdan dijital ortama aktarıldı. Kağıt kullanımının azalmasıyla dolaylı olarak çevreye saygılı bir operasyon sürecine adım atılmış oldu. İş süreçlerinin her birim tarafından kolayca anlaşılır olması için konsolidasyon ihtiyacı tamamlanmış oldu. Böylece Çelik Motor’un kurumsal hafızası güçlendirildi. Evrak basım ve dolaşım maliyetlerinde kazanılan tasarrufla birlikte kağıt ortamındaki onay alma eforunun da daralması mümkün oldu. İş süreçlerin kalitesi ve hızı artarken, operasyonların ölçülebilirliği arttı. Entegre çözüm mimarisi ile mobil ya da sabit tüm ekipler her an her yerden süreçlere erişebilir hale geldi.
Anadolu Bilişim Kurumsal Uygulama Hizmetleri Direktörü Atakan Karaman, şunları söyledi:
“Türkiye’de bilişim hizmetlerinin öncüsü olmak için müşterilerimizin ihtiyaçlarına uygun çözümler geliştiriyoruz. Fark yaratmak isteyen şirketlerin hızla e-dönüşümünü tamamlayarak iş uygulamalarında dijital süreçlere adım atması gerekiyor. Anadolu Bilişim olarak otomotiv sektörünün öncü markası Çelik Motor’un kurumsal kaynak planlamayla entegre süreç yönetiminde dijital dönüşümüne destek vermekten ve verimlilik hedeflerine katkı sağlamaktan gurur duyuyoruz. Çelik Motor için iki ay gibi kısa bir sürede anahtar teslim olarak projelendirdiğimiz SAP çözümü projemizi başarıyla canlı kullanıma aldık. İşini geleceğe taşımak isteyen tüm kurumları Anadolu Bilişim çözümleriyle tanışmaya davet ediyoruz.”
Çelik Motor Mali İşler Direktörü Anıl Karaca, şunları söyledi:
“Sektöründe en hızlı büyüyen filo kiralama şirketi Çelik Motor olarak, mevcut organizasyon yapımızı destekleyecek ve geliştirecek bir İş Süreçleri Yönetimi uygulamasına ihtiyaç duyuyorduk. Araç kiralamanın sürecinin başlangıcından, sürecin sonuçlandırıldığı faturalama aşamasına kadar bütün aşamaların takip ve onay işlemlerini tek yapı içinde buluşturmak istedik. Özellikle onay süreçlerimizin ölçümlenmesi, varsa aksayan süreçlerimizin hızlandırılması ve iyileştirilmesini amaçlayan bir hedefle yola çıktık. SAP BPM Business Process Management uygulamasıyla yıllık ortalama 24 bin sayfa kağıt tasarrufu sağlıyoruz. Tasarrufa paralel olarak; toner, elektrik ve döküm almak için harcanan zamandan tasarruf ediyoruz. Yazıcı için yıllık 2796 dakika iş gücü tasarrufu, arşivleme anlamında da 2,66 metreküp alan ve dolap tasarrufu sağlayacağını öngörüyoruz.”
