Sektördeki en eski SAP kullanıcılarından biri olan Bilkom, 2001’deki ERP implementasyonunun ardından, raporlama için halihazırda SAP BO ve B2B portalında SAP CRM uygulaması kullanıyordu. Ancak şirket bütçe, planlama ve satış tarafında yarı manuel bir süreç yönetiyordu. Tüm kullanıcıların Mac bilgisayar kullandığı Bilkom’da çalışanlar, Excel for Mac programında planlama yaparak, üç aylık planlama toplantılarında şablon sunumlarıyla bu süreci yönetmekteydi.
Bilkom’un SAP BPC projesindeki birinci önceliği, finansal bütçelemeden ziyade, satış/ciro tahminleri ve paralelinde doğru gider planlaması yapmak oldu. SAP BPC sistemini ve Metric’i tercih ederken, Bilkom yatırımının karşılığında sistemin çıktılarını etkin kullanabileceği veri ve raporlar sayesinde hızlı raporlama, plan-fiili durum karşılaştırmaları ve plandan yapılacak tahmini kârlılık dağıtımlarını elde etmeyi hedefliyordu. Özellikle bayiler bazında satış ekiplerinin departman kârlılıkları ve sistemsel olarak en ufak bir planlama değişikliğinin bütüne yansımasında saniyelerle çıktı almak, ancak SAP BPC sistemini kullanmakla mümkün olacaktı. Bilkom, böylece ürünlerinin bayi kanalları ve hatta hangi fokus bayiden satılacağı planlamasını da sistem üzerine taşımış oldu.
Daha önce en az 3-4 haftalık bir dönemi kapsayan planlama, raporlama, revizyon ve yeniden raporlama süreleri SAP BPC altyapısında yerini tüm sürecin 3-4 günde en alt detayına kadar tamamlandığı bir sürece bıraktı. Kişi odaklı çalışma sisteminden çıkarak iş devamlılığı prensibini de sağlayan yapı, iş yönetimini yarı manuel veya manuel dolaşan dosyalardan kurtararak, sistemde saklanan ve bilgi güvenliği sağlanmış bir kurumsal hafıza oluşturdu. Proje bir yılını yeni tamamlamasına rağmen, iş yapma hızında ve kontrol/karar süresinde sağladığı hız, şimdiden oldukça etkileyici. Çalışanların istek, ihtiyaç ve talepleri doğrultusunda sistemle ilişkili rapor geliştirmeleri ve düzenlemelerse şirkette halen günlük hayatın bir parçası.
Bilkom İş Geliştirme ve Kurumsal İletişim Müdürü Azade Çerkezoğlu Çavuş, Metric ile işbirliği süreçlerini ve neden Metric’i tercih ettiklerini şöyle anlattı: “‘Referans en değerli gerekçedir’ kuralıyla hareket ettik. Sektörde referans adedi en yüksek danışmanlık şirketi olmanın yanı sıra Metric’in hizmet verdiği kurumların sektörel önemi, bizler için belirleyici oldu. Tıpkı Bilkom’un odaklı iş modeli gibi, Metric’in de sadece BPC’ye ve raporlama sistemlerine odaklanmış olması bizim için alanında uzmanlık göstergesiydi. Sektördeki ve sistem üzerindeki bilgi birikiminin yanı sıra Metric’in teklifi, birçok teklif arasında hedeflediği gün süresiyle de avantajlı hale geldi. Bu da maliyetlerimizi optimumda tutmamıza yardımcı oldu.”
Bilkom için geliştirilen projede, özellikle proje öncesi analiz sürecine ağırlık verildi. Kullanıcıların yöneticileriyle birlikte ayrı oturumlarda talepleri alındı; ancak proje hedefleri, direktörler ve aynı zamanda proje sponsoru da olan genel müdürün direktifinde belirlendi. Böylece Bilkom’da ilk faz ve hedef, satış ekiplerinin planlamaları ve kârlılıkları üzerine yapılandırıldı.
