Şirket içerisinde çalışanlardan ya da işe alım süreçlerinde başvuran adaylardan edinilen kişisel verilere dikkat edilmesi gerekiyor
Kişisel verilerin korunması konusunda şirketlere birçok sorumluluk düşüyor. Özellikle KVKK kapsamında insan kaynakları departmanlarının dikkat etmesi gereken belirli sorumluluklar bulunuyor. İşe alım süreçlerinde adaylardan toplanan verilerden, şirket içerisindeki çalışanlara kadar, şirketlerin insan kaynakları departmanlarının dikkatli davranması gerektiğini belirten Siberasist Genel Müdürü Serap Günal’a göre, şirketlerin insan kaynaklarındaki süreçlerini KVKK’ya göre yeniden düzenlemesi gerekiyor.
İşe alım süreçlerinde toplanan verilere dikkat!
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, birçok alanda olduğu gibi işe alım süreçlerinde de şirketlere belirli sorumluluklar yüklüyor. İşe alım sürecini etkilemeden dikkat edilmesi gereken noktaları işaret eden KVKK’ya İK departmanlarının dikkat etmesi gerektiğini aktaran Serap Günal, verilerin toplanması, işlenmesi ve saklanmasında belirli prensiplerin olduğunu belirtiyor. Özel nitelikli veriler dışında elde edilmek istenen kişisel verilerin ne amaçla ve nerede kullanılacağını şirketlerin belirlemesi ve dışına çıkmaması gerektiğini hatırlatan Günal, İK tarafından edinilen kişisel verinin amacı dışında kullanılmasının ciddi sorunlar yaratacağını belirtiyor.
Talep edilen veriler her pozisyon için geçerli değil
İK departmanları başvuru sürecine açtıkları pozisyon için fazladan bilgi talep edemiyor. Özellikle belirli pozisyonlar için edinilmek istenen kişisel veri, başka pozisyonlara başvuranlardan istenemiyor. Pozisyon gerekliliklerine göre kişisel verilerin talep edilmesi gerektiğini aktaran Serap Günal, şoför pozisyonu için açılan bir iş başvuru sürecinde talep edilebilen ehliyet ya da trafik cezası bilgilerinin gerekli olmayan diğer pozisyonlar için istenmemesi gerektiğini belirtiyor.
Şirketlerin çalışanlara bilgi verme sorumluluğu bulunuyor
Kendilerine ait verilerin tutulduğunu çalışanlarına bildirmesi gereken şirketlerin, bu kişisel verileri ne amaçla tuttuğunu ya da kullanım alanını söylemesi gerekiyor. Çalışanların kendilerine ait verileri kontrol etme hakkına sahip olduğunu dile getiren Serap Günal, çalışanlara ait kişisel verilerin güvende tutulması için, bu verilerin basılı evrak ise kilit altında, dijital veri ise şifreli koruma altında olması gerektiğini belirtiyor. Ayrıca çalışanların verileri üzerindeki haklarına dikkat çeken Günal, KVKK’ya aykırı bir durumun gerçekleşmesi durumunda çalışanların hukuki süreçleri devreye sokabileceğinin altını çiziyor.
